Egal ob es die ständige Ablenkung von der Arbeit oder schlicht der Wunsch nach einer insgesamt besseren Produktivität ist: Während wir unser Smartphone vor allem für Freizeit und Unterhaltung nutzen, kommt die Verwendung für tatsächlich produktive Aktivitäten oft zu kurz. Wir stellen daher einige Apps vor, die das in Zukunft ändern könnten. Dabei liegt der Fokus vor allem auf alltäglichen und beruflichen Aufgaben!
Die Asana-Oberfläche
Bei Asana handelt es sich um ein Tool für PC, Smartphone und Tablet. Es ermöglicht in einer übersichtlichen Oberfläche die Organisation der eigenen sowie der Arbeit eines ganzen Teams. Hier lassen sich unter anderem Termine festlegen, Projekte und die einzelnen Teilnehmer anlegen und mit fixen Deadlines versehen. Jeder, der Zugriff auf die Projekte hat, kann die Eintragungen kommentieren und bearbeiten.
Asana erstellt auf Grundlage der angelegten Projekte und des Kalenders eine konkrete Aufgabenliste für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat. In der Liste wird angezeigt, wie lange die Bearbeitung voraussichtlich dauert (wenn diese Info hinterlegt wurde) und bis wann sie abgeschlossen sein muss.
Asana ist hinsichtlich der Funktionen und des Aufbaus der Oberfläche gut mit Trello vergleichbar. Das Tool lässt sich kostenfrei nutzen, bis eine Mitgliederzahl von 15 erreicht oder überschritten wird. Kostenpflichtig sind außerdem – unabhängig von der Anzahl der Mitglieder – Features wie die Zeitleiste. Diese Funktionen werden aber bei „Einzelkämpfern“ und kleinen Teams ohnehin kaum benötigt.
Der LastPass- Passwortmanager
LastPass ist keine klassische Produktivitäts-App, sondern löst ein klassisches Problem vieler Menschen: Mit der steigenden Anzahl an Accounts kommen auch immer mehr Passwörter zusammen, die alle gemerkt werden wollen. Wird aber überall dasselbe Passwort genutzt, steigt ebenfalls die Gefahr eines Hacker-Angriffs bzw. sind die Folgen eines solchen entsprechend schwerwiegender. Daher lautet die Devise hier eher: Unterschiedliche Passwörter, aber Merken erleichtern!
Genau dafür gibt es LastPass. Das Tool generiert sichere und komplexe Passwörter, die direkt in der Software gespeichert werden. Für den Zugriff auf die Datenbank ist nur noch ein sogenanntes Master-Kennwort erforderlich. Der Haken: Geht dieses verloren, ist ein Zugang zu LastPass nicht mehr möglich.
Dennoch ist das Tool im Alltag äußerst praktisch. Denn neben der Generierung neuer Passwörter werden die gespeicherten Kennwörter auch direkt in die jeweiligen Oberflächen eingesetzt. Klar ist, dass hier ein gewisses Grundvertrauen dem Anbieter gegenüber vorhanden sein muss.
Und noch ein praktisches Feature ist an Bord: Mit der sogenannten Notfallhilfe kann im Vorfeld eine Person bestimmt werden, die bei einem Notfall Zugang zur Datenbank erhält. Selbst diese „Luxus-Funktion“ ist in der kostenfreien Variante der Software enthalten, weshalb diese auch für die alltägliche Nutzung völlig ausreichend ist.
Rescue Time – Zeitanalyse für den Arbeitsalltag
Besonders im Home-Office kommt diese Situation sicher vielen Lesern bekannt vor: Man fragt sich am Ende des Tages, wo eigentlich die Zeit geblieben ist – immerhin wurden Projekte oder Aufträge des heutigen Tages nicht oder nur unter Stress geschafft, obwohl eigentlich ausreichend Zeit gewesen wäre.
Hier schafft das Tool Rescue Time Abhilfe. Es analysiert die Programme, die den Tag über am Rechner genutzt wurden, und stellt die Zeitanteile in einem übersichtlichen Diagramm dar. Dabei gibt das Tool genau an, welche Zeit auf welcher Webseite verbracht wurde. Außerdem erfolgt eine direkte Zuordnung zu den Kategorien „Business“, „Kommunikation“, „Soziale Netzwerke“ und „Freizeit/Privat“.
Rescue Time ist sowohl für den PC als auch für das Smartphone verfügbar. Das Tool verschafft Usern mit einem Blick eine Übersicht über die genutzte Zeit und ermöglicht auf diese Weise, mögliche Potenziale zu erkennen und auszunutzen. Dass den Entwicklern auch hier ein gewisses Vertrauen entgegengebracht werden sollte, liegt dabei auf der Hand, immerhin erhalten sie einen recht umfassenden Zugriff auf die Rechner- oder Smartphonedaten.
Google Tasks – klassische To-Do-Listen erstellen
Google Tasks gibt es als Plugin für Gmail sowie als eigenständige App für Smartphones. Das Tool ermöglicht die Erstellung einfacher To-Do-Listen und die Priorisierung einzelner Aufgaben. Außerdem können diese mit einem Datum und einer Uhrzeit versehen beziehungsweise zu einem bestimmten Termin „fällig“ gestellt werden.
Besonders die Einbindung in Gmail finden wir praktisch. Denn hier können User mit dem täglichen Check der Mails direkt die entsprechenden Aufgaben, die am heutigen Tag anstehen, einsehen. Durch die mögliche Priorisierung lässt sich dabei auch direkt eine Struktur für den Arbeitstag festlegen, etwa indem einzelne Aufgaben bis zur Mittagszeit und andere bis zum Abendessen erledigt werden sollen.
Google Tasks ist zu 100 Prozent kostenfrei und im Google-Universum direkt mit dabei. Eine separate Registrierung ist also nicht notwendig.
Was bringen Produktivitäts-Apps in der Praxis wirklich?
Wir alle wissen, dass es von Zeit zu Zeit oder sogar häufiger vorkommt, dass einfach die Motivation fehlt. Auch wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig anstehen, wird häufig lieber stagniert, als strukturiert an die anstehenden Tätigkeiten heranzugehen. Hier sind Produktivitäts-Apps für PC und Smartphone ideal, denn sie schaffen nicht nur Struktur, sondern durch die Vernetzung mit anderen auch Disziplin. Feste Deadlines sorgen für ein „Ziel vor Augen“, das es zu erreichen gilt.
Klar ist aber auch, dass Apps nur dann funktionieren, wenn die festgesetzten Ziele auch eingehalten werden. Daher reicht es aus, sich auf einige Tools zu konzentrieren. Sind es nämlich zu viele, entsteht auch hier wieder Chaos und der eigentliche Zweck der Apps – Zeitersparnis und Struktur – wird durch sie selbst wieder zunichte gemacht.
Fazit: Einfach mal ausprobieren!
Produktivitäts-Apps sind nützliche Helferlein im Alltag, mit denen sich durchaus einiges bewirken lässt. Da die meisten Tools außerdem dauerhaft oder zumindest in der Testphase kostenlos sind, spricht nur wenig dagegen, sie einfach mal zu testen und in den beruflichen oder privaten Alltag einzubauen. Wem das Tool nicht gefällt, der kann es entweder einfach deinstallieren oder zur nächsten Software wechseln!
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