Während der Corona-Krise musste sich in vielen Unternehmen zeigen, wie gut die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Dienstleistern ohne persönlichen Kontakt und aus dem Home-Office funktioniert. Das mit Abstand beliebteste Tool zur Kommunikation ist und war dabei Microsoft Teams. Durch die guten Erfahrungen in der Krise möchten viele Betriebe diese Form der Kommunikation, verbunden mit flexiblen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiter, auch in Zukunft beibehalten. Wir geben einen Überblick über das Tool und seine Funktionen.
Was ist Microsoft Teams?
„Teams“ ist aus der Entscheidung von Microsoft, den alten Dienst „Skype for Business“ gänzlich einzustellen, entstanden. Man wollte eine insgesamt modernere und vielseitigere Lösung für die unternehmensinterne Kommunikation schaffen, wodurch Microsoft Teams im März 2017 als inoffizieller Nachfolger veröffentlicht wurde. Der Support für die Business-Variante von Skype wurde bereits Mitte 2021 eingestellt.
Microsoft Teams beinhaltet alle Funktionen von Skype und wird darüber hinaus im zweiwöchigen Turnus um weitere Features ergänzt. Zu den Grundfunktionen gehören die Organisation der Arbeit über Kalender und Dateifreigaben, die audiovisuelle Kommunikation via Chat und ein interaktives Aufgabenmanagementsystem („Tasks“).
Der Aufbau des Tools
Microsoft Teams besteht aus mehreren Menüpunkten mit jeweils eigenen Funktionen. Dabei ist die Menüleiste vertikal am linken Rand des Fensters angeordnet und besteht in der Grundkonfiguration aus folgenden Abschnitten:
- Aktivität
- Chat
- Teams
- Kalender
- Anrufe
- Dateien
Wir geben einen Überblick über die einzelnen Funktionen innerhalb der Menüs.
Die Aktivitäten
Hier werden alle Aktivitäten der Teams, in denen der User Mitglied ist, chronologisch angezeigt. Dazu gehören unter anderem Beiträge anderer Mitglieder, Direktnachrichten, verpasste Anrufe oder Reaktionen auf eigene Beiträge.
Die Benachrichtigen können umfassend personalisiert werden. User haben die Möglichkeit, auszuwählen, aus welchen Kategorien sie in welchen Zeitabständen oder ob sie überhaupt Meldungen erhalten möchten. Außerdem versendet Microsoft außerhalb von Teams in regelmäßigen Abständen E-Mails an die Adresse des Nutzerkontos, sofern es gewünscht wird.
Der Chat
Hinter dem Chat verbirgt sich die namensgebende Kommunikationsfunktion. Hier können User sowohl direkt mit anderen Mitgliedern als auch in Gruppen (etwa Arbeitseinheiten oder Abteilungen) miteinander kommunizieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Nachrichten zu priorisieren, sie für andere freizugeben oder Dateien zu teilen.
Der Audio- oder Videocall wird direkt aus dem Chat heraus gestartet. In Chats mit zwei Beteiligten erfolgt dann ein direkter Anruf, in Gruppen öffnet Teams automatisch eine Konferenz mit allen Teilnehmern. Für jede Besprechung, die durchgeführt wird, legt Teams automatisch einen klassischen Chatraum an – praktisch, um im Anschluss nicht alle Mitglieder einzeln dem Chat hinzufügen zu müssen.
Die Teams
Die namensgebenden Teams bilden den Mittelpunkt der Software. Jedes Team ist ein Arbeitsraum, in dem die einzelnen Mitglieder gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Alle Mitglieder eines Teams haben gemeinsamen Zugriff auf alle Inhalte, wobei auch externe Teilnehmer hinzugefügt werden können. Sie erhalten beschränkte Rechte, die Nutzer aber auch aufheben oder weiter einschränken können.
Unter dem Unterreiter „Beiträge“ findet sich ein Gruppenchat, der vom Funktionsumfang her dem normalen Chat gleicht. Der Reiter „Dateien“ ermöglicht den Zugriff auf gemeinsam zu bearbeitende Dateien, insbesondere Dokumente und Präsentationen. Durch die enge Verknüpfung mit Microsoft Office funktioniert das hervorragend, gespeicherte Änderungen sind unmittelbar für alle anderen User verfügbar.
Der Kalender
Im Kalender werden individuelle sowie für das Team gemeinsame Termine eingespeichert. Der Kalender in Teams wird außerdem mit dem Windows-eigenen Outlook-Kalender synchronisiert, sodass alle Termine und Ereignisse zentral einsehbar sind. Da Windows außerdem die Möglichkeit bietet, den Google-Kalender zusätzlich zu synchronisieren, tauchen auch die auf dem Android-Smartphone gespeicherten Termine automatisch hier auf.
Praktisch: Im Kalender können mögliche Besprechungstermine für alle sichtbar eingetragen werden. Soll eine Besprechung vorverlegt werden, geschieht das über den Button „Jetzt besprechen“. Der Termin wird dann automatisch aus dem Kalender ausgetragen und der Chat geöffnet.
Die Anrufe
Im Anrufmenü finden User eine klassische Anruffunktion und eine ebenso bekannte Anrufliste, in der alle vergangenen Konversationen zu finden sind. Außerdem können sie hier Kurzwahlen vergeben und eine Kontaktliste anlegen bzw. diese importieren. Auch Voicemails können hier abgehört und gesendet werden.
Die Dateien
Unter dem Menüpunkt „Dateien“ finden User ein klassisches Dateifreigabe-Center. Hier sind alle eigenen und die Dokumente des Teams gespeichert, in chronologischer Reihenfolge aufgelistet und können mit nur einem Klick bearbeitet werden. Außerdem besteht hier natürlich die Möglichkeit, neue Dateien hochzuladen und entsprechend für alle oder bestimmter Mitglieder des Teams freizugeben.
Außerdem ist der Cloud-Speicher OneDrive direkt eingebunden. Auch Dateien, die hier vor der Installation von Teams enthalten waren, sind also direkt in der Anwendung verfügbar. Über das „Plus“ haben User die Möglichkeit, weitere Cloud-Dienste wie Google Drive oder eine Dropbox einzubinden. Die Dateifreigabe funktioniert hier genauso gut wie bei den Microsoft-eigenen Diensten.
Fazit: Microsoft Teams wird uns noch lange begleiten
Viele Unternehmen haben aus der Corona-Zeit positive Erfahrungen für die Zukunft mitgenommen. Dabei bietet Teams zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeit einer Abteilung oder Gruppe von jedem Ort der Welt zu organisieren und sich einfach zu vernetzen. Das erleichtert und flexibilisiert die Arbeit für alle Mitglieder und gewährt größere Freiräume, vor allem bei familiären oder anderen privaten Verpflichtungen!
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